3.采購及支付程序

　　采購?fù)ǔＳ袃煞N形式：支付現(xiàn)金后收取貨物；設(shè)立一個采購部門處理訂單。在后一種情況下，供貨商開具發(fā)票并在某一特定日期要求兌現(xiàn)。零星的采購及其他雜項費用一并用備用金支付。

　　在采購及支付程序中應(yīng)將各種職能區(qū)別開來，這樣能使現(xiàn)金的挪用降至最低的程度。這種基本的規(guī)則在小型商業(yè)組織中經(jīng)常被忽略。購貨人不能是收貨人，負責現(xiàn)金支付的人不應(yīng)是購貨或收貨人。

　　只要有可能的話，農(nóng)產(chǎn)品的供貨商應(yīng)每月支付一次。這種方法有助于確定每月的采購量，也有利于每月采購價格的確定。對那些無法接受一個月結(jié)算一次的供貨商來說，貨款的支付可降至每個星期一次。

　　三、制作及銷售成本的管理

　　（一）制作成本的內(nèi)部控制

　　會計系統(tǒng)應(yīng)與制作過程結(jié)合在一起。例如，倉庫保管員在發(fā)出貨物時應(yīng)收到有主廚簽字的取貨單。一般來說，每次取貨的量是較大的。管理人員也可以根據(jù)主廚的取貨單來評價客戶對主廚的任何抱怨。

　　有可能的話，應(yīng)對特定的菜肴進行詳細的分析以決定原料的使用效率及菜肴的受歡迎程度。例如，管理人員可分析主廚所領(lǐng)的牛肉用于哪些菜肴等。盡管要求主廚提供各種用途的精確用量是不可能的，管理人員至少可以知道是否存在浪費及有無偷竊的問題。食品檢驗員的詳細記錄亦可用于此用途的分析。

　　上述方法有助于記錄上的控制，但更重要的是管理人員可以以此分析未出售的熟食的成本及所提供的菜肴是否符合顧客的口味。

　　當某種食品是以相同的形式大量銷售時，有可能事先確定該食品的成本。這種系統(tǒng)主要依賴于這種食品的各個組成部分的數(shù)量及成本的確定。當這種食品的組成部分發(fā)生變動時，就應(yīng)調(diào)整菜單上的價格。

　　（二）銷售成本

　　當使用收付實現(xiàn)制時，有必要調(diào)整銷售成本以反映本期存貨的變動。對期末存貨的計價應(yīng)采取現(xiàn)實主義的態(tài)度，這樣能防止收益在各個期間的轉(zhuǎn)移。例如，有些食品原料價格上漲后購買量會減少，但當價格下降時，期末存貨應(yīng)反映較低的價格。

　　（三）固定資產(chǎn)與折舊

　　1.租賃資產(chǎn)的改良

　　餐飲業(yè)的房屋通常是租來的。為了有一個良好的就餐環(huán)境，通常要對所租的房屋進行改良。在租賃期滿后，這些改良后的房屋通常歸原屋主所有，因此，租賃改良成本應(yīng)在租期內(nèi)進行攤銷。攤銷有多種方法，但最簡單的是在整個租期內(nèi)平均攤銷。

　　2.某些設(shè)備的資本化

　　應(yīng)該區(qū)別可折舊的設(shè)備或器具及其費用。例如，餐飲業(yè)中所需的基本的設(shè)施應(yīng)作為資產(chǎn)并每期提取折舊，其他項目應(yīng)在購買時就作為費用處理。